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Como criar um e-mail personalizado com o G Suite

por Gabriel

Neste tutorial vamos aprender a criar um e-mail personalizado do tipo contato@fulanodasilva.com usando o G Suite, que é um produto do Google que inclui, entre outros recursos, o serviço de hospedagem de e-mail.

Antes de mais nada, é bom saber que o G Suite é um serviço pago que custa atualmente R$ 24,30 por mês por usuário, no plano mais barato. Além do e-mail profissional, o plano também conta com 30 GB de armazenamento no Google Drive e suporte 24 horas por dia.

Apesar de não ser tão barato, em comparação com outros serviços como o Zoho, o G Suite, também conhecido como Gmail PRO, é definitivamente o melhor serviço de e-mail para pessoas ou empresas. A principal vantagem é o excelente sistema antispam, o mesmo presente na versão grátis do Gmail.

Domínio

O primeiro passo antes de criar seu e-mail profissional é registrar um domínio internacional (.com, .net, .org, etc) ou um domínio nacional (.com.br, .net.br, .adv.br, etc).

Cadastro no G Suite

Entre na página inicial do G Suite. Clique no botão "Iniciar agora". Logo mais você deve responder a algumas perguntas básicas, como nome da empresa e quantidade de funcionários, se for o caso. Depois clique em "Próxima" e informe seu nome, sobrenome, o seu e-mail atual e clique em "Próxima".

Feito isso, ele vai te perguntar se você já tem um domínio. O ideal é que você já tenha um registrado, mas não se tiver, é possível registrar um com o Google. Depois de informar seu domínio, avance para o próximo passo.

Então responda se você gostaria de receber "dicas, ofertas e avisos". Se você gostaria de receber e-mails de vez em quando, clique em "OK". Senão, clique em "Não, obrigado".

Na última etapa, crie seu primeiro e-mail personalizado, que será o e-mail principal, do administrador. Informe também a senha, preencha o captcha, leia os termos de uso e aperte "Concordar e continuar".

G Suite - e-mail principal

Pronto! A sua conta no G Suite foi criada. O próximo passo é iniciar a configuração para que você possa começar a enviar e receber os e-mails. Clique em "Acessar a configuração".

Conta no G Suite criada

Configurando o G Suite

Na tela "Configurar o G Suite", clique em "configuração manual", que está na parte de baixo da página. Depois clique em "Ir para o admin console".

Feito isso, aparece o painel de controle do G Suite, onde você vai configurar os domínios, as informações de pagamento, ver os relatórios, entrar em contato com o suporte, etc.

Mas agora precisamos confirmar que somos donos do domínio. Clique em "Domínios".

Painel G Suite

Logo clique em "Gerenciar domínios". No canto superior direito da tela, clique no ícone com três pontinhos e clique em "Configuração".

Então vai aparecer o "Assistente de configuração do G Suite para dominio.com".

Assistente de configuração do G Suite
  • Em "Bem-vindo", clique em "Próxima".
  • Em "Confirmar propriedade de domínio", clique em "Próxima".
  • Então clique em "Começar a confirmação".

Em "Método recomendado", clique em "selecione seu registrador ou provedor de domínio" e escolha a opção "Outro", que é a última opção, para que ele mostre configurações gerais para qualquer registrador.

Então ele vai te pedir para criar uma entrada do tipo TXT no seu gerenciador de DNS, com o valor informado na tela. Algo como:

Nome do host Valor
@ google-site-verification=abcdefg12345...

Após criar a entrada TXT, aguarde 1 hora ou mais e então clique em "Verificar". Se tudo der certo, vai aparecer a mensagem "Parabéns, você confirmou a propriedade de dominio.com". Clique em "Continuar".

Volte ao painel de controle do G Suite e clique em "Domínios". Clique em "Gerenciar domínios". Novamente, clique no ícone com três pontinhos no canto superior direito e "Configuração".

Então você vai voltar para a tela de "Assistente de configuração do G Suite para dominio.com". Em "Usuários e grupos", onde pergunta "Você tem outros usuários?", marque "Não, somente eu", se for criar apenas uma conta. Clique em "Próxima".

Depois em "Configure seu G Suite", deixe marcadas as opções padrão Gmail e Google Agenda e clique em "Próxima".

Em "Gmail", clique "Próxima". Em seguida, deixe marcada a opção "Acessar o Gmail em um navegador da web" e clique em "Próxima".

Em "Configurar o Gmail para dominio.com", onde pergunta "Como você quer rotear seus e-mails?", deixe marcado "Servidores do Google" e clique em "Próxima".

Em "Fluxo de e-mail direto para os servidores do Google", para a pergunta "Quem é o host do domínio?", escolha a opção "Outro" ou "Other", para mostrar configurações genéricas. Clique em "Próxima".

Então, o G Suite vai te mostrar as entradas MX que você deve criar no seu gerenciador de DNS. Esses valores são o mesmo para todo mundo:

Nome do host Endereço Prioridade
@ aspmx.l.google.com 1
@ alt1.aspmx.l.google.com 5
@ alt2.aspmx.l.google.com 5
@ aspmx2.googlemail.com 10
@ aspmx3.googlemail.com 10

Depois de criar as entradas MX no seu gerenciador de DNS, volte ao painel e clique em "Próxima".

Em "Você alterou seus registros MX?", deixe marcado "Sim, alterei os registros MX de dominio.com para encaminhar e-mails ao Google" e clique em "Próxima".

Em "Estamos verificando os registros MX...", o sistema deve mostrar que "Não foram encontrados registros MX". É normal isso. Você deve aguardar pelo menos 30 minutos. Mas enquanto isso você já pode clicar em "Próxima".

Em "Acessar o Gmail em um navegador da web", ele vai te mostrar um link pelo qual você vai poder acessar o seu e-mail. Mas, apesar de não ser mostrado, você pode acessar o seu e-mail personalizado a qualquer momento entrando em gmail.com. Clique em "Próxima".

Em "Google Agenda", você pode clicar em "Fazer isso mais tarde", pois não é o foco deste tutorial.

Em "Configuração do faturamento", ele vai te informar que você deve informar os dados de pagamento depois que terminar a versão de testes de 14 dias. Por enquanto clique em "Fazer isso mais tarde".

Em "Gerenciamento de dispositivos móveis", deixe marcado "Ativar o Gerenciamento Google de dispositivos móveis para gerenciar todos os dispositivos móveis no meu domínio" e clique em "Próxima".

Em "Estenda e personalize seu G Suite", desmarque todas as opções e clique em "Próxima".

Em "Treinamento e suporte de usuário", clique "Fazer isso mais tarde".

DMARC: Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance

Vamos configurar o DMARC. No seu gerenciador de DNS, crie a seguinte entrada TXT:

Nome do host Valor TXT
_dmarc v=DMARC1; p=none

SPF: Sender Policy Framework

Agora vamos configurar o SPF para evitar que criadores de spam usem seu domínio para enviar e-mails não autorizados. No seu gerenciador de DNS, crie a seguinte entrada TXT:

Nome do host Valor TXT
@ v=spf1 include:_spf.google.com ~all

DKIM: DomainKeys Identified Mail

Agora é preciso configurar o DKIM para impedir o spoofing.

Volte ao painel de controle do G Suite e clique em "Apps > G Suite > Gmail". Então clique em "Autenticar e-mails".

Seu domínio é exibido por padrão. Clique em "Gerar novo registro" e clique em "Gerar". Se por acaso aparecer a mensagem de erro "Não foi possível processar a sua solicitação neste momento. Tente novamente mais tarde.", aguarde de 2 a 3 dias e volte a essa etapa, pois ela é muito importante.

Assim que conseguir gerar a chave DKIM, copie o valor que aparece na tela e crie uma entrada TXT no seu gerenciador DNS. É algo parecido com:

Nome do host Valor TXT
google._domainkey v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQ[...] (não copie)

Testando o SPF, DKIM e DMARC

Para testar se as configurações de SPF, DKIM e DMARC estão corretas, entre no G Suite Toolbox - Check MX, digite o seu domínio e clique em "Executar verificações".

O resultado precisa ser:

dominio.com - Nenhum problema foi encontrado na configuração deste domínio.

  • Intervalos de endereços SPF em vigor.
  • O domínio deve ter pelo menos dois servidores de nomes.
  • Um domínio sem "www" precisa ser um registro A (não CNAME).
  • Todo servidor de nomes precisa responder exatamente com os mesmos registros TXT para DKIM.
  • Todo servidor de nomes precisa responder exatamente com os mesmos registros TXT para DMARC.
  • Todo servidor de nomes precisa responder exatamente com os mesmos registros CNAME.
  • Todo servidor de nomes precisa responder com os mesmos registros NS.
  • Todo servidor de nomes precisa responder exatamente com os mesmos registros MX.
  • Todo servidor de nomes precisa responder exatamente com os mesmos registros TXT.
  • Configuração do DNS para autenticação de DKIM.
  • Formatação das políticas de DMARC.
  • O SPF precisa permitir que servidores do Google enviem e-mails em nome do seu domínio.
  • A pesquisa de MX precisa estar em um pacote de resposta UDP.

Você também pode checar as entradas TXT e MX pelo G Suite Toolbox - Dig.

Usuários Linux podem usar o dig pela linha de comando:

  • dig mx +noall +answer dominio.com - para ver as entradas MX
  • dig txt +noall +answer dominio.com - para ver as entradas TXT sobre SPF e verificação de domínio
  • dig txt +noall +answer _dmarc.dominio.com - para ver a entrada TXT sobre DMARC
  • dig txt +noall +answer google._domainkey.dominio.com - para ver a entrada TXT sobre DKIM
DNS no Cloudflare
Exemplo de configurações DNS com Cloudflare

Testando o e-mail com o Mail Tester

Entre no seu e-mail em Gmail.com. Se você já usou o Gmail, deve estar familiarizado com a interface. A única diferença na tela é que não há anúncios e aparece o logo do G Suite na tela.

O ideal aqui seria aguardar algumas horas para que as configurações de DNS se propaguem pela rede. Depois de um tempo, visite o Mail Tester. Copie o e-mail que aparece na tela.

Agora volte ao Gmail, clique em "Escrever". Em "Para", cole o e-mail copiado. Escreva qualquer coisa no assunto e no corpo da mensagem. Volte ao Mail Tester e clique em "Em seguida verifique sua pontuação". O objetivo é conseguir uma nota 10.

Mail Tester - perfeito, você pode enviar este email

POP, IMAP e SMTP

Se você quiser ler suas mensagens em um cliente de e-mail, como o Microsoft Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbird ou BlueMail, primeiramente você deve habilitar o acesso via POP ou IMAP. Para isso, entre no seu e-mail, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela e clique em "Configurações".

Clique na aba "Encaminhamento e POP/IMAP". Se você for usar o POP, clique na opção "Ativar POP para todos os e-mails". Já se for usar o IMAP, clique na opção "Ativar IMAP".

A diferença entre POP e IMAP é que com o POP o programa baixa todos os e-mails para quem possam ser lidos em modo offline mais tarde. Além disso, o POP geralmente apaga do servidor todas as mensagens que foram baixadas localmente. O POP é mais adequado para quem lê os e-mails em apenas um dispositivo.

O IMAP não baixa o conteúdo das mensagens. É necessário conexão com a internet para ler as mensagens antigas. É ideal para ler os e-mails em vários dispositivos ao mesmo tempo, como computadores e celulares.

O SMTP é o servidor de envio de e-mails.

Use os dados abaixo para configurar seu cliente de e-mail:

IMAP

  • servidor: imap.gmail.com
  • porta: 993
  • requer SSL: sim

POP

  • servidor: pop.gmail.com
  • porta: 995
  • requer SSL: sim

SMTP

  • servidor: smtp.gmail.com
  • porta : 465 com SSL ou 587 com TLS
  • requer autenticação: sim
G Suite com o Thunderbird

O G Suite não suporta autenticação OAuth2 para o acesso via POP . Nesse caso será necessário ativar o "acesso a apps menos seguros" se você quiser usar o POP. Para fazer isso, entre no painel de controle do G Suite:

  • Clique em "Segurança"
  • Clique em "Configurações básicas"
  • Em "Aplicativos menos seguros", clique em "Ir para as configurações dos aplicativos menos seguros ››"
  • Marque a opção "Permitir que os usuários gerenciem o acesso deles a aplicativos menos seguros"
  • Clique em "Salvar"

Agora vá até a página de Acesso a app menos seguro e marque a opção "Permitir aplicativos menos seguros: DESATIVADA". Lembrando que isso deve ser feito para cada usuário que possuir um e-mail com seu domínio e quiser o acesso via POP.

Pagamento

Depois de passar os 14 dias de teste, é necessário configurar um perfil de pagamento. Vá até o painel de controle do G Suite e clique em "Faturamento". Então clique em "Configuração do faturamento" e siga as instruções até a parte em que você deve informar o número do cartão de crédito.

Aliases de e-mail

Aliases são apelidos ou nomes alternativos atribuídos a uma conta de e-mail. Por exemplo, suponha que você tenha uma conta de e-mail suporte@dominio.com. É possível criar um alias como ajuda@dominio.com. Assim, sempre que alguém enviar um e-mail para ajuda@dominio.com, você vai receber em um sua caixa de entrada em suporte@dominio.com.

É grátis criar aliases de e-mail, sendo possível criar até 30 por usuário. Para criar um, entre no painel do G Suite e clique em "Usuários".

Feito isso, clique no nome do usuário. Clique em "Informações do usuário". Depois clique em "aliases de e-mail". Preencha o nome alternativo e clique em "Salvar".

Criar novos usuários

Antes de mais nada, lembre-se de que cada novo usuário adicionado aumenta o valor da sua mensalidade. Para criar um novo usuário, visite o painel do G Suite e clique em "Usuários".

Então é só clicar em "Adicionar novo usuário" e preencher nome, sobrenome e conta de e-mail.

Suporte

O Google fornece suporte por e-mail e telefone. Para obter ajuda, vá até o painel do G Suite e clique no ícone de ponto de interrogação no canto superior direito da tela. Feito isso, clique no link "Entrar em contato com o suporte" e escolha a melhor opção para você: bate-papo, telefone ou e-mail.

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